Microsoft Office 365

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Allgemeine Produktvorstellung zu Office 365[Bearbeiten]

Office 365 ist eine Cloud-Anwendung des Unternehmens Microsoft und ist der Nachfolger der Business Online Productivity Online Suite in zweiter Generation. Office 365 geht weit über das klassische Office-Paket (Word, Excel …) hinaus, da es sehr umfangreiche Groupware-Funktionen in der Cloud realisiert.[1] Im Folgenden werden die (teilweise optionalen) Komponenten beschrieben.

Microsoft stellt den Unterschied zwischen Office und Office 365 wie folgt dar:[2]

Vorlage:Zitat

Komponenten[Bearbeiten]

Office Web Apps[Bearbeiten]

Beispiel für die Bearbeitung eines Excel Dokuments mit der Excel Web App im Safari Browser
Mit den Office Web Apps ist es möglich, Word-, Excel-, Powerpoint- und OneNote-Dokumente bequem online im Browser zu erstellen und zu bearbeiten, wobei die Basis Office 2010 ist.

Um diese Dokumente auch offline und synchron bearbeiten zu können, bietet Microsoft die Möglichkeit auf eine zusätzliche Miete für die Office 2010 Professional Plus, was diese Funktionalität unterstützt.[3]







Exchange Online[Bearbeiten]

Der Microsoft Exchange Server gehört zu der Produktfamilie der Groupware und bietet u.a. die folgenden Funktionen, die hauptsächlich in Verbindung mit der Verwendung von Microsoft Outlook effektiv werden:

  • E-Mails
  • Termine und Kalender
  • Aufgaben
  • Kontakte und Adressen
  • Notizen
  • Dokumente
  • E-Mail-Zugriff via Microsoft-Direct-Push-Technologie
  • E-Mail-Abruf mittels POP3/IMAP4
  • Datenkomprimierung bei Datenübertragung
  • globales Adressbuch
  • zertifikatbasierte Authentifizierung

Daneben gibt es auch die Möglichkeit Outlook Web Access zu verwenden, wodurch der Zugriff auf Postfächer, Kalender usw. des Exchange Servers über den Browser online ermöglicht wird.[4] Im Unterschied zum klassischen Betrieb eines Exchange Servers im eigenen Rechenzentrum oder in dem eines externen IT-Dienstleisters, wird Exchange Online direkt von Microsoft gehostet. Exchange Online basiert auf der Version Exchange 2010 und ist im Funktionsumfang identisch mit der On-Premise-Lösung.[5]

SharePoint Online[Bearbeiten]

Beispiel für eine Website unter SharePoint
Microsofts SharePoint-Plattform stellt ein Intranetportal mit Dokumentenverwaltung und Unterstützung zur Teamarbeit bereit. Es ist ein sehr umfangreiches Produkt, das sich auch durch absolute Integration mit den anderen Microsoftprodukten auszeichnet. So ist es dem Benutzer z.B. möglich auf der Portalseite eine eigene Website zu erstellen, worauf der persönliche Kalender und die Aufgaben aus dem Exchange für alle sichtbar sind. Des Weiteren bietet SharePoint Formularbibliotheken für die Erstellung von Geschäftsprozessen, Workflows und viele weitere Funktionen, die das Social Computing und die Zusammenarbeit unterstützen, wie z.B. die Erstellung von Wikis, Blogs, Umfragen.

Auch hier unterscheidet sich die SharePoint Online Lösung von der anderen Lösungen darin, dass Microsoft den SharePoint Server hostet. [6]

Lync Online[Bearbeiten]

Der Microsoft Lync Server ist der Nachfolger des Office Communication Servers und eine Echtzeit-Serveranwendung für die Unternehmenskommunikation. Es unterstützt beispielsweise Instant Messaging, Gruppenchats, Audio-, Video- und Webkonferenzen, Enterprise VoIP und ist ebenfalls für mobile Endgeräte verfügbar. Lync Online wird dabei ebenfalls direkt von Microsoft gehostet.[7]

Varianten (Plans)[Bearbeiten]

Microsoft bietet Office 365 in verschiedenen Varianten an. Unternehmen können so je nach Größe und Anforderungen zwischen den sogenannten „Plans“ entscheiden, um eine korrespondierende Lösung zu erhalten. Dabei ist beachtenswert, dass über 90% der von Microsoft installierten Instanzen von Office 365 von Unternehmen mit maximal 50 Arbeitsplätzen (Clients) genutzt werden.[8] Die Plans können auch im Nachhinein zu jeder Zeit erweitert werden. So ist auch die Skalierbarkeit gegeben, wobei Key Performance Indicators wie Verfügbarkeit auch in einem Service Level Agreement definiert sind. Da der Plan P1 statistisch am häufigsten verwendet wird, sind die darin implizierten Funktionen unten noch einmal aufgelistet. [9]

Office 365 Plans
  • E-Mail und Kalender

Professionelle cloudbasierte E-Mail und Kalender bereitgestellt von Microsoft Exchange Online. 25 GB Speicherplatz pro Benutzer.

  • Webkonferenzen

Onlinebesprechungen mit Audio und Video. Geben Sie Ihren Desktop und PowerPoint-Präsentationen für Mitarbeiter und eingeladene Gäste frei.

  • Instant Messaging

Instant Messaging und Anwesenheit (Onlinestatus).

  • Office-Dokumente

Arbeitet nahtlos mit Word-, OneNote-, Excel- und PowerPoint-Dateien. Greifen Sie auf Ihre Dokumente zu und bearbeiten Sie sie bzw. zeigen Sie sie in Ihrem Webbrowser an.

  • Teamwebsites

Geben Sie Dateien und Dokumente für Teammitglieder frei.

  • Öffentliche Website

Entwerfen und verwalten Sie eine einfache öffentliche Website ohne zusätzliche Hostinggebühren. Verwenden Sie Ihre eigene Domäne.

  • Zuverlässigkeit

Mit einer branchenführenden garantierten Verfügbarkeit von 99,9 % können Sie sich auf Ihre Dienste verlassen.

  • Schutz

Spam- und Virenfilter.

  • Sicherheit

Ihre Daten gehören Ihnen. Wir schützen sie und sorgen für Datenschutz.

  • Verwaltung

Einfach zu verwenden und zu verwalten. Sie können Benutzer innerhalb von Minuten hinzufügen und entfernen.

  • Aktualisierungen

Wir aktualisieren den Dienst regelmäßig mit neuen Funktionen.

  • Support

Der Support der Microsoft-Community bietet online Antworten, Gewusst wie-Ressourcen und Kommunikation mit anderen Office 365-Kunden.

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Office 365[Bearbeiten]

In der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung soll Office 365 mit einem IT-Dienstleister, sowie mit einer eigenen IT-Infrastruktur verglichen werden.

Business Case[Bearbeiten]

Der Business Case beschreibt die Ausgangslage, die als Basis für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung von Office 365 verwendet werden soll. Zu Beginn des Business Cases wurde das Unternehmen festgelegt, das für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung verwendet wird. Als Unternehmen wurde hier ein mittelständisches Unternehmen gewählt, das in einer beliebigen Branche aktiv sein kann. Das Unternehmen hat aktuell 1000 Mitarbeiter, die alle einen lokalen oder mobilen Computer seitens des Unternehmens bereitgestellt bekommen. Alle Mitarbeiter sollen Microsoft Office verwenden, weshalb es zwingend notwendig ist, für alle Mitarbeiter eine Lizenz anzuschaffen. Zusätzlich möchte das Unternehmen die folgenden Anwendungen in ihrer zukünftigen IT-Infrastruktur haben:

  • Exchange Server für E-Mail, Kontakte, Kalender
  • SharePoint als Austauschplattform für Mitarbeiter und als Plattform für Projekte
  • Lync für Instant Messaging (auch Video- und Voice-Kommunikation)

Diese drei Anwendungen müssen berücksichtig werden. Da alle Mitarbeiter Microsoft Office verwenden sollen, sollen alle Mitarbeiter mit der momentan aktuellsten Version, Microsoft Office 2010, ausgestattet werden. Aufgrund der beschriebenen Anforderungen gibt es für das Unternehmen mehrere Möglichkeiten, in eine neue IT-Infrastruktur zu investieren. Es könnte einen IT-Dienstleister damit beauftragt werden, man könnte Office 365 verwenden oder man könnte auch eine neue eigene IT-Infrastruktur aufbauen. Kosten und Nutzen werden in der nachfolgenden Wirtschaftlichkeitsanalyse genau betrachtet und dargestellt.

Wirtschaftlichkeitsanalyse[Bearbeiten]

In der Wirtschaftlichkeitsanalyse werden die folgenden Funktionalitäten von allen drei Varianten gefordert:

  • Exchange-Server
    • E-Mail-Postfach von 25 GB Speicherplatz pro Benutzer
    • Freigeben von Kontakten und Kalendern
  • SharePoint-Server
    • Gesamtspeicherkapazität von 600 GB
    • Intranetsite für Teams und Projekte möglich
    • Erstellen und Bearbeiten von Word-, PowerPoint-, Excel- und OneNote-Dateien online
  • Lync-Server
    • Sofortnachrichten, PC-zu-PC-Anrufe und Videokonferenzen
    • Möglichkeit den Microsoft Lync Server an die Telefonanlage anzuschließen
  • Spam- und Virenfilter
  • Telefonsupport rund um die Uhr
  • Desktopversion von Office Professional Plus 2010
  • Möglichkeit den Microsoft Lync Server an die Telefonanlage anzuschließen

Diese müssen von allen Varianten erfüllt werden, damit ein Vergleich überhaupt möglich ist.

IT-Dienstleister[Bearbeiten]

Bei einem IT-Dienstleister würde eine solche Infrastruktur 50,50 € pro Monat kosten. Diese Kosten sind flexibel monatlich auf die Anzahl der Mitarbeiter anpassbar, man kann also direkt auf mögliche Einstellungen oder Entlassungen reagieren und den Dienst für Mitarbeiter abbestellen oder dazu bestellen. Die Kosten pro Monat wären 54.660 € und pro Jahr würden 655.920 € anfallen. Der IT-Dienstleister stellt in Summen für eine vergleichbare Funktionalität mit Office 365 insgesamt vier Server zur Verfügung, die von ihm verwaltet und gewartet werden.

  1. Exchange 2010 Server
  2. SharePoint 2010 Server
  3. Lync 2010 Server für Intern
  4. Lync 2010 Server für Extern

Es werden zwei Lync Server benötigt, damit sich die Mitarbeiter intern und extern damit verbinden können. Der eine Lync Server ist für die internen Verbindungen zuständig und der andere für die externen Verbindungen. Die Server des IT-Dienstleisters werden virtuell betrieben und laufen gespiegelt in zwei Rechenzentren. Dadurch erhält ein Kunde eine Hochverfügbarkeitsumgebung und bekommt eine 99,9% Verfügbarkeit der Systeme zugesichert. In den monatlichen Kosten ist auch ein Telefon- und E-Mail-Support vom Helpdesk des IT-Dienstleisters, der 24x7 verfügbar ist. Das bedeutet, dass der Support zu jeder Tageszeit bei Problemen erreichbar ist.

Office 365[Bearbeiten]

Das Paket das hierfür benötigt werden würde, wäre der Plan E4 von Office 365. Der Plan E4 beinhaltet alle beschriebenen Funktionen, die benötigt werden. Der Preis liegt bei 20,75€ pro User pro Monat. [10] Auch hier sind die Kosten flexibel monatlich anpassbar auf die Anzahl der Mitarbeiter. Zusätzlicher Speicher für den SharePoint würde benötigt werden. Da man 10 GB für das Unternehmen und pro User 500MB nur zur Verfügung hat, hätte man insgesamt nur 510 GB, weshalb noch 90 GB dazu bestellt werden müssten. Diese kosten 0,18€ pro GB. [11] Damit würden zusätzlich 16,20€ pro Monat kosten, wodurch die Kosten pro Mitarbeiter sich um 2 Cent auf 20,77 € erhöhen. Zu diesen 20,77 € die pro Mitarbeiter pro Monat anfallen kommen noch monatliche Wartungskosten, die das Unternehmen hat, um intern sich um die Verwaltung von Office 365 zu kümmern. Diese belaufen sich auf jährlich 50.000 €, was monatliche Kosten in Höhe von rund 4167 € entspricht, pro User fallen somit 4,16 € an. Insgesamt belaufen sich dann die Kosten für Office 365 pro Monat und pro User auf 24,93 €. Die Kosten pro Monat wären 24.930 € und pro Jahr würden 299.160 € anfallen. Damit sieht man im Vergleich zu dem Preis des IT-Dienstleisters eine deutliche Differenz. Microsoft bietet das gleiche für über die Hälfte des Preises des IT-Dienstleisters an. Die Umgebung von Office 365 ist eine Hochverfügbarkeitsumgebung und man bekommt eine 99,9% Verfügbarkeit der Systeme zugesichert. In den monatlichen Kosten ist auch ein Telefon- und E-Mail-Support, der 24x7 verfügbar ist. Das bedeutet, dass auch hier der Support zu jeder Tageszeit bei Problemen erreichbar ist.

Eigene IT-Infrastruktur[Bearbeiten]

Bei einer eigenen IT-Infrastruktur müssen alle Komponenten selbst gekauft werden, um eine Vergleichbare Infrastruktur zu haben. Hier gibt es nicht die Möglichkeit die Kosten anzupassen, wenn Mitarbeiter eingestellt oder entlassen werden. Da die Investitionskosten sich auf ca. 900.000 € belaufen wurde dafür ein Kredit aufgenommen, der innerhalb von 5 Jahren abbezahlt wird. Der größte Unterschied zu den beiden anderen Varianten ist der, dass es sich bei der eigenen IT-Infrastruktur nicht um eine Hochverfügbarkeitsumgebung handelt, sondern um eine ganz normale Umgebung. Das bedeutet, dass bei einem Ausfall eines Servers, dieser temporär nicht verfügbar ist. Ein weiterer Unterschied ist, dass das Unternehmen für den Support selbst verantwortlich ist, und diesen entweder durch eigenes IT-Fachpersonal auffängt oder zusätzliches Personal benötigen würde. Hier wird aber davon ausgegangen, dass das vorhandene IT-Personal den zusätzlichen Support-Aufwand auffangen kann. In Summen werden für eine vergleichbare Funktionalität mit Office 365 insgesamt vier Server benötigt.

  1. Exchange 2010 Server
  2. SharePoint 2010 Server
  3. Lync 2010 Server für Intern
  4. Lync 2010 Server für Extern

Es werden zwei Lync Server benötigt, damit sich die Mitarbeiter intern und extern damit verbinden können. Es wird außerdem ein Mailgateway für den E-Mailversand und ein Backupsystem benötigt, damit man eine vergleichbare Umgebung zum IT-Dienstleister hat. Für das Unternehmen entstehen die folgenden einmaligen Kosten:

Beschreibung Kosten
IronPort Mailgateway 29.000,00 €
Backupsystem 99.500,00 €
Server Exchange 33.800,00 €
Server SharePoint 7.995,00 €
Server Lync I 1.235,00 €
Server Lync II 1.235,00 €
Exchange Server Liz. 1.260,00 €
SharePoint Liz. 21.120,00 €
Lync Liz. 1.995,00 €
Lync Liz. 1.995,00 €
SQL Server Liz. 2.016,00 €
Windows Server Ent. 2.200,00 €
Server CALs [12] 451,50 €
Exchange User Liz. 66.150,00 €
SharePoint User Liz. 95.400,00 €
Lync User Liz. 30.450,00 €
Office User Liz. 498.200,00 €
Gesamt 894.002,50 €

Die User Lizenzen werden für alle 1000 Mitarbeiter benötigt. In der Tabelle sind nur die Gesamtkosten angegeben, die für die jeweilige Lizenz anfallen.

Zu den einmaligen Kosten kommen noch die nachfolgenden variablen Kosten, die in zusätzlich anfallen. Hier gibt es zwei verschiedene Gesamtkosten, da nach 5 Jahren der Kredit abbezahlt ist, fällt dieser dann weg und verringert die variablen Kosten um zweidrittel.

Beschreibung Kosten Jährlich
(1. - 5.Jahr)
Kosten Jährlich
(ab 6. Jahr)
Kredit 214.967,76 € -
Forefront Exchange 18,10 € 18,10 €
Forefront SharePoint 18,10 € 18,10 €
Ironport AntiSpam 149,98 € 149,98 €
Ironport AntiVirus 101,77 € 101,77 €
Strom 2.400,00 € 2.400,00 €
Wartung 93.760,88 € 93.760,88 €
Gesamt 314.338,66 € 99.370,90 €

Die Kosten der eigenen IT-Infrastruktur belaufen sich auf monatlich 26,19 € pro User für die ersten fünf Jahre. Ab dem 6. Jahr fallen dann nur noch monatlich 8,28 € pro User an, da keine Kosten für den Kredit mehr anfallen. Nicht eingerechnet in die monatlichen Kosten sind die einmaligen Anschaffungskosten, die nur im ersten Jahr anfallen.

Kostenanalyse der drei Varianten[Bearbeiten]

Nachdem von allen drei Varianten die Kosten berechnet wurden, werden hier nun die Kosten über mehrere Jahre betrachtet, und graphisch dargestellt, wann sich welche Variante lohnt.

Kosten kum. pro Jahr IT Dienstleister Office 365 eigene IT
1. Jahr 606.000,00 € 299.194,40 € 1.208.341,16 €
2. Jahr 1.212.000,00 € 598.388,80 € 1.522.679,83 €
3. Jahr 1.818.000,00 € 897.583,20 € 1.837.018,49 €
4. Jahr 2.424.000,00 € 1.196.777,60 € 2.151.357,16 €
5. Jahr 3.030.000,00 € 1.495.972,00 € 2.465.695,82 €
6. Jahr 3.636.000,00 € 1.795.166,40 € 2.565.066,73 €
7. Jahr 4.242.000,00 € 2.094.360,80 € 2.664.437,63 €
8. Jahr 4.848.000,00 € 2.393.555,20 € 2.763.808,54 €
9. Jahr 5.454.000,00 € 2.692.749,60 € 2.863.179,44 €
10. Jahr 6.060.000,00 € 2.991.944,00 € 2.962.550,35 €

BreakEvenOffice365.jpg

Fazit[Bearbeiten]

Man erkennt durch die graphische Veranschaulichung, dass Office 365 von den Kosten deutlich unter denen des IT-Dienstleisters ist. Die eigene IT-Infrastruktur rechnet sich im Vergleich zum IT-Dienstleister erst nach mehr als drei Jahren und im Vergleich zu Office 365 erst nach fast 10 Jahren. Da es sich bei der eigenen IT-Infrastruktur nicht um eine Hochverfügbarkeitsumgebung handelt, sollte man eine der beiden anderen Varianten wählen. Insgesamt macht die Wirtschaftlichkeitsanalyse aber den enormen Kostenvorteil von der Cloud-Lösung Office 365 deutlich. In Zukunft wird deshalb diese Lösungaus Kostensicht immer attraktiver für Unternehmen.

Kritik[Bearbeiten]

In diesem Abschnitt der Dokumentation wird auf die Nachteile, bzw. die ausgeübten Kritiken gegen Microsofts Cloud-Lösung genauer analysiert. Dieser Teil ist in zwei verschiedene Bereiche aufgeteilt: zum einen werden Rechtliche Aspekte im Zusammenhang mit Office 365 erörtert anschließend wird auf Einschränkungen in der Funktionalität eingegangen.

Rechtliche Aspekte[Bearbeiten]

Im Abschnitt rechtliche Aspekte sollen vor allem 2 Fragestellungen geklärt werden, zuerst wird gefragt wo meine Daten gespeichert werden und dann vor allem wer darauf Zugriff hat.

Wo sind meine Daten gespeichert? Eine genaue Antwort auf diese Frage ist eigentlich nicht möglich. Sobald Daten in der Cloud, also in diesem Fall bei SharePoint Online oder Exchange online, gespeichert sind, sind diese im Netzwerk von Microsoft „verschwunden“. Wo genau die Daten abgelegt werden ist nicht zu erkennen, und auch das Land das für die Speicherort (physikalischen Server) ausgewählt wird ist nicht durch den Kunden beeinflussbar. In Falle der für diesen Workshop erstellten DHBW-Office- Cloud wurden die Daten auf Servern in Irland abgelegt.

Wer kann auf meine Daten zugreifen? Da man keinen Einfluss darauf hat wo die Daten gespeichert werden ist es umso schwieriger zu kontrollieren wer Zugriff auf die Daten hat. Und hiermit kommen wir zu einen der KO-Kriterien das Office 365 für die meisten Firmen mitbringt: dem Patriot Act. Dieser übergeht die Regelungen des Safe Habour Abkommen zwischen den USA und der EU und erlaubt amerikanischen Geheimdiensten jederzeit Zugang zu den Daten auf Ihren Servern. Hierbei spielt es auch keine Rolle ob die Daten physikalisch innerhalb der USA oder einem anderen Land gespeichert sind. Microsoft gab diese Situation öffentlich bei Pressekonferenz gegenüber ZDNet UK zu. Allerdings gilt diese Regelung für alle in den USA ansässigen Firmen.

(vgl: [13])


Funktionale Aspekte[Bearbeiten]

In diesem Unterkapitel der Dokumentation wird auf drei weitere Aspekte der funktionalen Einschränkungen der Office 365 Lösung eingegangen. Zuerst wird auf das Thema der Mobilen Endgeräte eingegangen um festzustellen welche Funktionen hier genau von welchen Gerätetypen unterstützt werden. Anschließend wird auf die Funktion des „Co-Authoring“ genauer eingegangen um deren Limitierungen aufzuzeigen. Abschließend wird auf ein Problem der Email-Empfänger-Limitierung eingegangen das aus den Spam Richtlinien von Microsoft entsteht:

Mobile Endgeräte[Bearbeiten]

Da es sich bei Office 365 um eine Cloud Lösung handelt und diese daher auch unterschiedliche Gerätetypen unterstützen soll wird im folgenden Abschnitt gezeigt welche Limitierungen noch bei der Nutzung mit einem Tablet oder Smartphone bestehen. Auf einem Windows 7 Client mit Internet Explorer 8 und Silverlight funktioniert alles Problemlos, allerdings ist diese Kombination auf keinem Tabelt oder Smartphone zu finden, sondern nur auf Laptops. Windows 8 Tablets sind derzeit noch nicht verfügbar – hier ist aber anzunehmen das wie bei Windows Phone 7 die integration nahtlos vonstatten geht und der volle Funktionalitätsumfang zur verfügung steht. Anders sieht es auf den Geräten mit Apple oder Google Betriebssystem aus:

IOS Auf dem Apple Betriebssystem gibt es noch einige Probleme in der Zusammenarbeit mit Office 365. Das editieren von Dokumenten im Safari Browser klappt nur in der Microsoft Excel Web App, in Word und PowerPoint kann kein Text markiert bzw. geändert werden, da keine Eingabemöglichkeit (Tastatur) existiert. Zum Bearbeiten der Dokumente ist ein Ipad daher eher ungeeignet. Aber auch das reine Lesen von Dokumenten stellt sich als schwierig heraus: Work Dokumente müssen erst im „bearbeiten“ Modus geöffnet werden damit man sie mit zwei Fingern scrollen kann (dies ist im normalen Betrachten Modus nicht möglich). Gut klappt es dagegen bei der Betrachtung von PowerPoint Präsentationen hier kann sogar die ganze Bildschirmpräsentation im Vollbildmodus angezeigt werden. Auch das Navigieren auf dem Office 365 SharePoint klappt nur mit Tricks so muss öfter 2 Mal gedrückt werden um ein Auswahlmenü aufzurufen und das runterscrollen klappt nur in Zusammenarbeit mit rauszoomen – hochschieben – reinzoomen.

Android Ähnliches gilt für Android das Lesen von Dokumenten ist hier zwar problemlos möglich aber auch hier bereitet das Editieren von Dokumenten mit den WebApps die größten Probleme. Hier ist es in Word und Excel möglich, nicht aber in PowerPoint. Wo es möglich ist, ist es allerdings sehr unkomfortabel durch das schlecht zu steuernde Ribbon Menü. Generell bietet SharePoint allerdings die Möglichkeit Webseiten speziell für Mobile Endgeräte zu konfigurieren, so ist das lesen eines Word Dokuments mit einem Android Smartphone leichter als mit dem Ipad, das für ersteres eine Speziell angepasste Webseite geladen wird. Als Fazit lässt sich festhalten, Mobile-Endgeräte können gut zum Lesen der Informationen genutzt werden, allerdings nicht zum Bearbeiten. (vgl: [14])


Co Authoring[Bearbeiten]

Das häufig genannte „Co-Authoring“ Feature kann genutzt werden um ein Dokument von mehreren Personen gleichzeitig editieren zu lassen. Allerdings funktioniert dies nur in bestimmten Kombinationen. Microsoft unterscheidet hier zwischen Formal Co-Authoring und Semi-Formal Co-Authoring. Bei der Formal Methode kann man die Änderungen eines anderen Nutzern erst sehen wenn man seine eigenen Änderungen speichert (hierzu zählen die Programme Word und Powerpoint), bei der Semi-Formal Methode werden Änderungen live ohne abspeichern den weiteren Editoren angezeigt (Excel, OneNote).

Neben dem unterschied zwischen den beiden Co-Authoring Versionen ist auch noch zwischen den Office Web-Apps und den Office Fat-Clients zu unterscheiden. Letztere sind die normalen Office Clients die auf den Laptops der Mitarbeiter installiert werden können (die Lizenzen hierfür sind im teuersten Office 365 Plan schon inklusive). Der Unterschied spielt eine Rolle, da das Co-Authoring nur in bestimmten Kombinationen Möglich ist:

Word: nur im Client (Formal Co-Authoring) PowerPoint: nur im Cient (Formal Co-Authoring) Excel: nur im Browser (Semiformal Co-Authoring) OneNote: im Client und Browser (Semiformal Co-Authoring)

Wie aus der Tabelle zu entnehmen ist funktioniert Co-Authoring bei Word und Powerpoint nur mit den Client Versionen, bei Excel nur mit dem Web-App und bei OneNote mit beiden Versionen. Ein simultanes Bearbeiten von Dokumenten ist somit nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen möglich. (vgl.: [15])


E-Mail Limitierung[Bearbeiten]

Eine weitere Kritik an Microsofts Office 365 Lösung ist die Limitierung an E-Mail-Empfängern bei Exchange Online. Microsoft hat hier eine Limitierung eingeführt um die Nutzung der Mail-Server vor Spam zu schützen. Dies zieht allerdings Konsequenzen nach sich die sich für manche als sogenanntes KO-Kriterium erweisen dürfte. Ursprünglich waren die kleinen Plans mit 500 Empfängern pro Mailbox und die großen Plans mit 1500 Empfängern limitiert. Mittlerweile sind alle Plans auf 1500 Empfänger limitiert.

Im Klartext bedeutet dies wenn man eine Email an einen Empfängerkreis von 1450 (zum Beispiel Mitarbeiter schickt) hat man für den Rest des Tages maximal 50 Emails mit einem Empfänger übrig. Wird das Limit erreicht können keine weiteren Emails mehr versendet werden. Auch ein Anruf beim Support kann dieses Problem nicht lösen. Diese Limitierung wird von Microsoft nur im Kleingedruckten ausgewiesen kann aber große Auswirkungen haben. Wenn der CEO oder CIO einer Firma keine Emails mehr senden kann – kann er die Arbeit für den Tag auch einstellen. Ein Szenario das in den meisten Firmen sicherlich nicht vorstellbar ist.

(vgl.: [16])

Literaturverzeichnis[Bearbeiten]

  1. TecChannel (Hrsg), Joos, T. (2011): Microsoft Office 365 - Komplettlösung aus der Cloud, in: http://www.tecchannel.de/server/cloud_computing/2033736/microsoft_office_365_komplettloesung_aus_der_cloud/ (Stand: 27. Mai 2012)
  2. Microsoft (Hrsg.) (2012): Office 365 FAQ, in http://www.microsoft.com/de-de/office365/faqs.aspx#fbid=CpDf9AsHImS (Stand: 27. Mai 2012)
  3. TecChannel (Hrsg), Joos, T. (2010):Office Web Apps - Microsoft Office online nutzen, in http://www.tecchannel.de/pc_mobile/windows/2030813/office_web_apps_microsoft_office_online_nutzen/ (Stand: 27.Mai 2012)
  4. Microsoft (Hrsg.) (2012): MS Exchange Übersicht, in http://www.microsoft.com/exchange/2010/de/de/overview.aspx (Stand: 27. Mai 2012)
  5. Microsoft (Hrsg.) (2012): MS Exchange Online, in http://www.microsoft.com/exchange/2010/de/de/exchange-online.aspx (Stand: 27. Mai 2012)
  6. Microsoft (Hrsg.) (2012): Microsoft SharePoint online Standard Datenblatt, in http://download.microsoft.com/download/F/8/5/F850A041-7DD7-46AB-BD0D-43370CFDE51D/Microsoft_SharePoint_Online_Standard_Datenblatt.pdf, (Stand 27. Mai 2012)
  7. Microsoft (Hrsg.) (2012): MS Lync Übersicht, in http://lync.microsoft.com/de-de/Product/seiten/capability-overview.aspx (Stand: 27. Mai 2012)
  8. Jordan, S. (2012): Managed Messaging - Study Reviews TCO of Public vs. Private Cloud Messaging and Collaboration Deployments, in: http://www.messagingnews.com/managed-messaging (Stand: 27. Mai 2012)
  9. Microsoft (Hrsg.) (2012): Office 365-Plan für kleine Unternehmen, in: http://www.microsoft.com/de-de/office365/small-business.aspx#fbid=CpDf9AsHImS (Stand 27. Mai 2012)
  10. Microsoft (Hrsg.) (2012): Alle Verfügbaren Office 365-Pläne, in http://www.microsoft.com/de-de/office365/all-plans.aspx#fbid=Y1iWYd4K5PL (Stand: 28. Mai 2012)
  11. heise online (Hrsg.) (2012): Microsoft verbilligt Office-Webdienste, in http://www.heise.de/newsticker/meldung/Microsoft-verbilligt-Office-Webdienste-1472938.html (Stand: 28. Mai 2012)
  12. Microsoft (Hrsg.) (2012): Client Access Licenses and Management Licenses, in http://www.microsoft.com/licensing/about-licensing/client-access-license.aspx (Stand: 28. Mai 2012)